Willkommen auf dem Procure-to-Pay-Lieferantenportal der
Allianz SE

Nachfolgend haben wir für Sie Anleitungen zum Umgang mit dem Ariba Network zusammengestellt:

Bitte richten Sie sich vor dem Erhalt der ersten Bestellung Ihren Account im Ariba Network ein – Sie müssen u.a. dort Ihre Bankverbindung hinterlegen.

Full enabled Dienstleistungs-Lieferanten für Allianz Technology SE und Allianz SE: Bitte beachten Sie die Beschreibung zur Erstellung
der Bestellbestätigung und der Rechnung auf der Seite Dienstleistungs-Lieferant
 

Sollen Sie uns doch noch Rechnungen in Papierform senden dann beachten Sie bitte die Hinweise in der folgenden Anleitung:

Wichtig: Lieferanten, die Services für die Allianz SE erbringen, beachten bitte die Beschreibung auf der Seite ‘‘Dienstleistungs-Lieferanten“.

Mit dem ‘‘Standard Account‘‘ bekommen Sie alle Bestellungen per eMail zugesendet, und nutzen auch diese Bestellungs-eMail, um daraus die Rechnung zu erstellen.

• Zusätzlich zu Ihrem Unternehmen in Ihrem Profil dauerhaft hinterlegen. Diese Daten werden dann bei der Erstellung der Rechnung automatisch gezogen, so dass Sie diese nicht mehr bei jeder Rechnung neu eingeben müssen.
• Eine Übersicht Ihrer letzten 200 Dokumente ansehen.
• zum Einreichen einer Rechnung sich die Bestellungs-eMail jederzeit nochmals zusenden lassen – d.h. Sie brauchen nicht mehr nach der ursprünglichen Bestellungs-eMail zu suchen.
• Den Bezahlstatus Ihrer Rechnungen einsehen.
• mehrere Nutzer anlegen, damit unterschiedliche Bearbeiter die Bestellungen verwalten und Rechnungen erstellen können
  

Registrierung

Damit Sie als Lieferant tatsächlich den Status "Standard Account" erlangen, müssen Sie sich bitte einmalig bei Ariba registrieren. Die Registrierung
wird automatisch beim nächsten Einreichen einer Rechnung über die Bestellungs-eMail initiiert. Sobald Sie auf "Bestellung verarbeiten" klicken, werden
Sie aufgefordert, ein kostenloses Konto zu erstellen. Die genaue Vorgehensweise entnehmen Sie bitte der folgenden Anleitung:

Nutzung Ariba Network Portal

Wie Sie das Ariba Network Portal nutzen können ist im folgenden Dokument erläutert:

Standard Account Dienstleistungs-Lieferanten für Allianz SE : Bitte beachten Sie die Beschreibung zur Erstellung der
Bestellbestätigung und der Rechnung auf der Seite Dienstleistungs-Lieferant.

Rechnungsstellung

Nachfolgend finden Sie einen Leitfaden, in dem die Schritte zur Erstellung einer Rechnung in einer Übersicht dargestellt sind. Eine ausführliche
Beschreibung zu den einzelnen Schritten einschließlich Screenshots finden Sie in der anschließend aufgeführten „Anleitung Erstellung Rechnung und Gutschrift“.

Sollen Sie uns doch noch Rechnungen als eMail oder in Papierform senden dann beachten Sie bitte die Hinweise in der folgenden Anleitung:

Die Beschaffung von IT und Non-IT Proffesional Services sowie von Service Providern für die Allianz Technology SE und die
Allianz SE erfolgt über den Beschaffungsprozess im Beschaffungssystem Ariba (interner Name: OneSource).

Damit ergeben sich für Sie folgende Vorgehensweisen für:

• Unsere Beauftragung (Vertrag, Bestellung)
• Ihre Bestellbestätigung
• Ihre Leistungsmeldung
• Ihre Rechnungsstellung

Dabei unterscheiden sich die Vorgehensweise für Light Account (jetzt: Standard Account) und Full-enabled Lieferanten (jetzt: Enterprise Account) . Sollten Sienicht wissen, ob Sie Light-Account oder Full-enabled Lieferant sind ist davon auszugehen, dass sie im Status Light Account sind. Genauere Informationen können Sie bei Ihrem internen Account Management für die Allianz erfragen – oder sich an uns per Mail an azs-supplier-desk@allianz.com   wende.

Standard Account Lieferanten beachten bitte die folgenden Hinweise:

Bestellung

Sie erhalten die Beauftragung in Form einer Bestellung, die per eMail aus dem OneSource System an Sie gesendet wird. Diese Bestellung hat als Anhang das Vertragsdokument incl. der Leistungsbeschreibung - letzteres ggf. als gesondertes Anhang-Dokument.

Das Bestellformular und der Vertrag stellt unsere Beauftragung dar, die nicht mehr unterschrieben wird – und von Ihnen auch nicht mehr gegengezeichnet und zurückgesendet werden muss.

Bestellbestätigung

Anstelle einer Gegenzeichnung des Vertrages müssen Sie nun eine Bestellbestätigung an uns senden. Bitte öffnen Sie dazu die von uns gesendete eMail mit der Bestellung, klicken dort auf den Button „Bestätigung“. Es öffnet sich ein Webbrowser mit einem Formular und dieses als Bestellbestätigung dann absenden.

Können Sie die Leistung nicht wie bestellt erbringen wenden Sie sich bitte an den Einkauf.

Leistungsbestätigung & -Rechnung

NEU mit Light Account: Erzeugen Sie nun auch die Rechnung aus der Bestell-Mail. Haben Sie diese Mail nicht mehr zur Hand können Sie sich Ihre Bestell-Mail jederzeit aus Ihrem Ariba Network Account nochmals zusenden. Nach Eingabe und Absenden der Rechnung wird automatisch die Leistungsmeldung – das sog. Leistungserfassungsblatt (engl. Service Entry Sheet) – erstellt und an den Requestor in der Allianz zur Genehmigung übermittelt. Mit der Genehmigung des Leistungserfassungsblattes durch den Requestor wird dann die Rechnungsbearbeitung und -Bezahlung angestoßen.

Damit entfällt die Übersendung der Leistungsmeldung in Form der Excel Datei oder sonstiger Leistungsmeldungen – d.h. der Bestell-bis-Bezahlprozess wird nun end-to-end digitalisiert. Bitte nutzen Sie dazu unsere Anleitung :

Sollte Ihr Auftraggeber einen Stundennachweis verlangen so erstellen Sie für jeden von Ihnen eingesetzten Mitarbeiter einen detaillierten Leistungsnachweis. IT Service Lieferanten nutzen dazu bitte die nachfolgend aufgeführte Excel Datei. Non-IT Lieferanten können eine eigene, mit dem Requestor in der Allianz abgestimmte Datei verwenden. Bitte senden Sie die Datei an den Requestor - der Name und die eMail Adresse ist auf der Bestellung genannt.

Enterprise Account Lieferanten beachten bitte die folgenden Hinweise:

Bestellung

Sie erhalten die Beauftragung in Form einer Bestellung, die aus dem OneSource System an Ihren Ariba Network Account gesendet wird. Abhängig der von Ihnen in Ihrem Ariba Network Account vorgenommenen Einstellungen bleiben die Bestellungen in der Inbox in Ihrem Ariba Network Account, oder werden als eMail an Sie weiter geleitet. Mit einigen wenigen Lieferanten wurde auch eine Maschine-to-Maschine Integration aufgebaut - dann wird unsere Bestellung direkt in Ihr
Order System hochgeladen.

Diese Bestellung hat als Anhang das Vertragsdokument incl. der Leistungsbeschreibung - letzteres ggf. als gesonderes Anhang-Dokument.. Das Bestellformular und der Antrag stellt unsere Beauftragung dar, die von Allianz Technology SE nicht mehr unterschrieben wird – und von Ihnen auch nicht mehr gegengezeichnet und zurückgesendet werden müssen.

Bestellbestätigung

Anstelle einer Gegenzeichnung des Vertrages müssen Sie nun eine Bestellbestätigung an uns senden. Bitte öffnen Sie dazu die von uns gesendete Bestellung in Ihrer Inbox im Ariba Network Account oder in der weitergeleiteten eMail mit der Bestellung, klicken dort auf den Button „Bestätigung“ und senden uns dann die Bestätigung zu. Können Sie die Leistung nicht wie bestellt liefern wenden Sie sich bitte an den Einkauf.

Leistungsbestätigungen und Rechnungen

Erzeugen Sie bitte die Rechnung aus der Bestellung. Rufen Sie dazu die Bestellung aus der Inbox in Ihrem Ariba Network Account auf und inititieren Sie die Rechnungserstellung. Nach Eingabe und Absenden der Rechnung wird automatisch die Leistungsmeldung – das sog. Leistungserfassungsblatt (engl. Service Entry Sheet) – erstellt und an den Requestor in der Allianz zur Genehmigung übermittelt. Mit der Genehmigung des Leistungserfassungsblattes durch den Requestor wird dann die Rechnungsbearbeitung und –bezahlung angestoßen.

Damit entfällt die Übersendung der Leistungsmeldung in Form der Excel Datei oder sonstiger Leistungsmeldungen – d.h. der Bestell-bis-Bezahlprozess wird nun end-to-end digitalisiert.

Eine Prozessbeschreibung zur Bestellbestätigung, Leistungsbestätigung und Rechnungsstellung als Enterprise Account Lieferant, finden Sie auf der Registerkarte "Enterprise Account Lieferant".

Sollte Ihr Auftraggeber einen Stundennachweis verlangen so erstellen Sie für jeden von Ihnen eingesetzten Mitarbeiter einen detaillierten Leistungsnachweis. IT Service Lieferanten nutzen dazu bitte die nachfolgen aufgeführte Excel Datei. Non-IT Lieferanten können eine eigene, mit dem Requestor in der Allianz abgestimmte Datei verwenden. Bitte senden Sie die Datei an den Requestor - der Name und die eMail Adresse ist auf der Bestellung genannt. 

Ausnahme: Rechnungserstellung per eMail

Sowohl für Sie als auch für uns ist die Erstellung der Rechnung über das Ariba Network der effizienteste und auch schnellste Weg der Rechnungsbearbeitung und -bezahlung. Sollten Sie in Ausnahmefällen doch noch die Rechnung per eMail an uns senden müssen, dann gehen Sie bitte wie folgt vor:

Allianz Technology SE

IT Service Lieferanten: Erstellen Sie zuerst eine Leistungsbestätigung in Form der nachfolgend aufgeführten Excel Dateien.

Bitte senden Sie die Datei an die folgende eMail Adresse: External-Spend@allianz.com

Non-IT Lieferanten: Senden Sie eine Leistungsbestätigung in einer mit dem Requestor abgestimmten Datei direkt an den Requestor

Die Leistungsübersicht wird intern bei uns eingegeben und muss dann noch vom Requestor freigegeben werden. Erst dann kann eine vorliegende Rechnung gebucht werden.

Senden Sie zusätzlich die Rechnung als PDF Dokument per eMail an folgende Adressen:

Für Allianz SE: GPK-D-RWA-AZD-DE-PO-INVOICE@allianz.de

Bitte senden Sie pro Rechnung eine eMail und komprimieren / zippen die angehängte Datei nicht.

Alle unsere Bestellungen erfolgen zu den Bedingungen, die in einem schriftlich vereinbarten Vertrag zwischen der Allianz Gesellschaft und dem
Lieferanten (Ihnen) dokumentiert sind. Sollte es keinen expliziten Vertrag zwischen Ihnen und der Allianz Gesellschaft geben gelten die
nachfolgend aufgeführten Allgemeinen Einkaufsbedingungen.

Aktuell gültige Einkaufsbedingungen für die Allianz SE (nur in Englischer Version verfügbar)

 

Ältere Einkaufbedingungen für die Allianz Technology SE und Allianz SE